KLUBBEN
RIBE GOLF KLUB
Ribe Golf Klub
Snepsgaardevej 14
6760 Ribe
Tlf.: 7544 1454

Print

Bestyrelsesmanual 2017

RIBE GOLF KLUB
Bestyrelsens forretningsorden

1. Ansvarsfordeling
På det første ordinære bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling fordeles de enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvarsområde, jævnfør efterfølgende ansvarsfordelingsskema.
 
2. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder mindst 4 bestyrelsesmøder om året afpasset efter behov.

Formanden har ansvaret for indkaldelse til møderne via bestyrelsens sekretær.

Så vidt muligt berammes på hvert bestyrelsesmøde tidspunktet for næste møde.

Bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsessuppleant og golfmanager deltager i bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsessuppleant og golfmanager har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne.

Særligt sagkyndige kan inviteres til bestyrelsesmøderne efter behov.
 
3. Mødeindkaldelse
Med mindst 14 dages varsel indkaldes input/forslag til behandling på bestyrelsesmøderne.

Med mindst 7 dages varsel udsendes endelig dagsorden med underbyggende materiale.

Varslerne kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.
 
4. Dagsorden
Dagsorden og underbyggende materiale udarbejdes af formanden i samråd med bestyrelsens sekretær.

Dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:

• Opfølgning af referat fra sidste møde.
• Status for de enkelte ansvarsområder.
• Status fra klubbens golfmanager.
• Indkomne forslag.
• Næste møde.
• Eventuelt.

5. Mødeafholdelse
Møderne ledes af formanden, og i dennes fravær af næstformanden. Møderne afholdes i Ribe Golf Klub eller et andet sted efter nærmere aftale.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når blot 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Den træffer sine beslutninger
ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

6. Referater
Bestyrelsens sekretær udfærdiger referat fra alle bestyrelsesmøder indeholdende oplysninger om tid, sted, deltagere og beslutninger.  

Bestyrelsens sekretær udsender referat senest 14 dage efter mødets afholdelse til bestyrelsens medlemmer, bestyrelsessuppleant og golfmanager, som senest 7 dage efter modtagelsen godkender referatet via mail til bestyrelsens sekretær, hvorefter referatet lægges på klubbens hjemmeside.

Bestyrelsens sekretær skal sikre at et eksemplar af alle referater bliver opbevaret i klubbens arkiv.

7. Bestyrelsens ansvar
Bestyrelsen har det overordnede ansvar for klubbens anliggender og skal sørge for, at der er en forsvarlig organisation tilstede i klubben til at varetage driften.  

Bestyrelsen er ansvarlig for at klubben ledes og drives i henhold til klubbens vedtægter og beslutninger taget på ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger, herunder udviklingen af klubben.

Bestyrelsen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for klubbens golfmanager samt føre tilsyn med, at udførelse af managerfunktionen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed.

Bestyrelsen skal assistere golfmanager i udførelse af manager funktionen, idet den definerer de enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvarsområder således, at golfmanager ved, hvem der er kontaktperson.

Bestyrelsen kan ansætte eller afskedige personale og meddele specialfuldmagter samt prokura.

8. Daglig ledelse
Golfmanager har den daglige ledelse af Ribe Golf Klub og repræsenterer i dagligdagen klubben udadtil.
 
Golfmanager varetager den daglige ledelse efter gældende retningslinjer og refererer til bestyrelsen.
  
Golfmanageren har den daglige kontakt til:

• Greenkeepere.
• Klubbens udvalg.
• Klubber i klubben.
• Interessenter.

Den baneansvarlige greenkeeper indgår i det daglige ledelsesteam sammen med golfmanager.
        
Den baneansvarlige greenkeeper leder og fordeler arbejdet blandt de ansatte banemedarbejdere.

Større investeringer og reparationer forelægges forretningsudvalget, der rapporterer til bestyrelsen.
 
Golfmanager og greenkeeper drager i fællesskab omsorg for den daglige kommunikation vedrørende aktiviteter og arbejde på og omkring Ribe Golf Klubs anlæg, samt løbende budgetopfølgning. 
 
9. Golfmanagers deltagelse i bestyrelsesmøder
Golfmanager aflægger på hvert bestyrelsesmøde beretning om:

• Aktiviteter siden sidste bestyrelsesmøde.
• Aktiviteter i den kommende periode.
• Nye opgaver eller tiltag.

Golfmanager orienterer om særlige forhold, ligesom der kan stilles spørgsmål til bestyrelsen og omvendt. 
 
10. Regnskab og økonomi
Kasserer udarbejder økonomirapporter til bestyrelsen alt efter behov, dog minimum halvårlig og helårlig.

Kasserer, golfmanager og greenkeeper udarbejder i fællesskab budget for det kommende regnskabsår, som forelægges bestyrelsen til godkendelse.

Kasserer udarbejder - efter samråd med golfmanager og greenkeeper - udkast til årsregnskab senest med udgangen af januar i det efterfølgende år, således at materialet kan være færdigt til generalforsamlingen.

Årsregnskabet behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning. 
 
11. Tavshedspligt
Bestyrelsens medlemmer, bestyrelsessuppleant og golfmanager har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer under udførelse af deres funktioner i klubben.

Ansvarsfordeling - kommunikation

 Navn  Funktion BS CH EA TK LB JW TL IL JE JH MO
 Bjarne Steiner  Formand  x                    
 Claus Rudolf Hansen  Næstformand   x                  
 Erling Andersen  Kasserer      x                
 Tove Korsholm  Sekretær        x              
 Lars Bischoff  Medlem          x            
 Jane Weiland  Medlem            x          
 Thorkild Lauridsen  Medlem             x        
 Ivan Laursen  Suppleant                x      
 Jamie Ekins  Golfmanager                 x    
 Jan Hübschmann  Greenkeeper                    x  
 Malene Overgaard  Klubsekretær                      x
                         
 Ansvarsområde  Aktiviteter                      
 Bestyrelsesmøder  Hovedansvarlig x                    
           do  Mødereferater       x              
 Forretningsansvar  Udvalgsformand     x                
           do  Forretningsorden x x  x        x   x    
           do  Økonomifunktion x x x       x   x    
           do  Sponsorfunktion     x            x     
 Driftsansvar  Udvalgsformand          x            
           do  Baneområde          x         x  
           do  Bygningsområde          x         x  
           do  Miljøområde          x      x    x  
 Kommunikationsansvar  Udvalgsformand           x          
           do  Hjemmeside           x     x    
           do  Sponsorpleje           x     x    
           do  Turneringsinfo           x     x    
 Golfansvar  Udvalgsformand   x                  
           do  Begynderafdeling   x    x               
           do  Turneringsafdeling   x         x        
           do  Juniorafdeling   x             x    
           do  Eliteafdeling   x      x            
           do  Regionsgolf   x x                
           do  Banekontrol   x                  
           do  Regler/handicap   x x                
 Daglig kontakt  Greenkeepere                 x   x
           do  Klubbens udvalg                 x   x
           do  Klubber i klubben                 x   x
           do  Interessenter                 x   x
           do  GolfBox                 x   x
 Aktuel kontakt  Dansk Golf Union x   x           x   x
           do  Andre klubber x   x           x   x
           do  Myndigheder x   x           x   x
           do  Ekstern revision x   x                
           do  Foreningsforhold x   x                
           do  Esbjerg Kommune x   x                
           do  Banker/Realkredit x   x                

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 1. juni 2017.

Bestyrelsen